Een factuur sturen naar de provincie

U doet zaken met de provincie Overijssel. Dat betekent dat we als overheid ons best doen om uw facturen netjes en snel te betalen. Daar maken we duidelijke afspraken over. En daar horen uniforme spelregels bij. Die zetten we op deze webpagina voor u op een rijtje. Voor de desktopgebruikers: u kun gelijk doorklikken via het rechtermenuutje. 

De afspraken over factureren

  • Facturen zónder inkoopnummer (het 45…-nummer dat u van ons krijgt op de opdrachtbrief) sturen wij direct terug. Vraag deze dus eerst op bij uw contactpersoon van provincie Overijssel als deze nog niet bekend is.
  • Provincie Overijssel is in 2023 overgestapt op e-facturatie. Op 3 uitzonderingen na worden er alleen nog e-facturen geaccepteerd.
  • Alle pdf-facturen (zie uitzonderingen) die u stuurt, kunt u richten aan crediteurenadministratie@overijssel.nlVerwijst naar een andere website. Mail ze dus niet naar uw contactpersoon bij de provincie. 
  • Crediteurenadministratie@overijssel.nlVerwijst naar een andere website kunt u ook gebruiken voor vragen over de verzend- of betaalstatus van uw (e-)factuur, voor het sturen van herinneringen/aanmaningen of voor het opvragen van betaalspecificaties.

  • Voor technische vragen over e-facturatie en vragen over het aansluiten op het e-facturatienetwerk kunt u terecht bij de supportdesk van eConnect via ‘Hulp nodig?’ onderaan deze pagina.

Geen e-factuur? Dat kan op basis van deze uitzonderingen

Als u nog niet werkt met Peppol, kunt u in sommige gevallen ook een reguliere factuur mailen. De uitzonderingen zijn;

  • Als het gaat om een eenmalige factuur.
  • Als uw onderneming in het buitenland is gevestigd.
  • Indien er binnen uw organisatie wel al een afspraak staat om e-facturatie in te richten, maar nog niet zover bent. 

Let wel: als u een factuur als PDF stuurt, moet die nog steeds voldoen aan dVerwijst naar een andere websitee wettelijke eisen zoals die zijn vastgesteld door de Belastingdienst.Verwijst naar een andere website

NB: wanneer u denkt ook voor een uitzondering in aanmerking te komen kunt u dit laten weten via crediteurenadministratie@overijssel.nlVerwijst naar een andere website. U kunt dan als leverancier op de uitzonderingenlijst komen te staan.

Peppol

Tot zover de spelregels. We vragen u dus om te factureren via Peppol. Om elektronisch een factuur te sturen naar de Provincie Overijssel is het nodig een account aan te maken en uw organisatie te koppelen aan dit account. U leest hieronder welke voorbereidingen u dient te treffen.

Direct een account aanmaken of inloggen op eConnect.

Voor het eerst ingelogd?

  • Ga naar eConnect via de knop hierboven.
  • Na het aanmaken van een account ontvangt u een e-mail. Klik op de link ‘Activeer je omgeving’ in het e-mailbericht om uw eConnect omgeving te activeren.
  • In een nieuw browserscherm kunt u vervolgens gebruikersnaam en wachtwoord opgeven. Vink ook de melding aan dat u akkoord gaat met de voorwaarden.
  • Klik op ‘Registreer’ en ga verder in eConnect’ om uw omgeving verder in te stellen. U kunt beginnen met het vullen van uw persoonlijke gegevens in uw profiel.
  • Voeg uw organisatie toe via ‘Administratie > Organisatie’.
  • Klik rechts onderin op het groene plusje: ‘voeg organisatie toe.’ Let op: dit is uw eigen organisatie, niet de Provincie Overijssel! In de zoekbalk kunt u zoeken naar de organisatie op naam, locatie of KVK-nummer.
  • Let op: dit is uw eigen organisatie, niet de Provincie Overijssel! In de zoekbalk kunt u zoeken naar de organisatie op naam, locatie of KVK-nummer.

Controle bankrekeningnummer

Vervolgens wordt een automatische controle uitgevoerd om zeker te zijn dat je bevoegd bent te handelen voor de door jou opgegeven organisatie. 

Via ‘Automatisch activeren’ (iDeal betaling vanaf de rekening van de door u opgegeven organisatie) en klik op ‘Doorgaan’. Selecteer de bank en volg de instructies op het scherm. Bij een succesvolle overdracht is de organisatie geactiveerd op het platform. 

Let op: komt de rekeningnaam niet volledig overeen met de organisatienaam, dan zal de activatie niet meteen lukken. eConnect voert dan een extra handmatige controle uit. De activatie kan dan wat langer duren. Breek de iDeal betaling niet voortijdig af. Het is daarna niet meer mogelijk de organisatie te activeren.

E-facturen opstellen en versturen

E-facturen indienen kan via de leveranciersportaal of via een softwarekoppeling. Indien u een aantal keren per jaar factureert of uw software is niet ingericht voor e-facturatie, kunt u gebruik maken van het portaal.

  • Login volgens de stappen uit het voorgaande.
  • Kies in het linker menu voor de app ‘Verkoopfactuur’ en vervolgens voor ‘Nieuwe factuur’. U kunt nu starten met het samenstellen van uw e-factuur.
  • Selecteer bij ‘Leverancier’ uw eigen organisatie.
  • Vul bij ‘Debiteur’ de gegevens in van de Provincie Overijssel. Deze kunt u vinden door middel van de knop ‘Organisatie zoeken’

De gegevens van de Provincie Overijssel vullen zich automatisch. De velden BTW Nummer en Email kunt u leeglaten. Staat er bij Zenden via ‘IBAN?’ -> selecteer de optie KVK. Ons KvK-nummer: 51048329.

Vul bij ‘Meer info’ de volgende velden in:

  • Zet in het veld ‘Factuurnummer’ uw eigen factuurnummer. Laat deze dus niet automatisch genereren.
  • In het veld ‘Ordernummer’ vult u het inkoopnummer van provincie Overijssel in: het 45…-nummer dat in onze opdrachtbrief staat. Neemt u contact op met uw contactpersoon bij provincie Overijssel indien u deze brief niet heeft ontvangen.

  • Vul als omschrijving uw dienst of product in.

Wilt u een bijlage toevoegen? Dit kan via de optie ‘Bijlagen’, bovenin het scherm. Om de factuur te kunnen verzenden moet u de factuur eerst ‘Opslaan’. De pop-up die verschijnt na het opslaan staat een automatisch gegenereerde ‘Documentnaam’ en ‘Beschrijving’. Indien gewenst kunt u deze wijzigen.

Klik vervolgens op ‘Verzenden’. In de pop-up die vervolgens verschijnt kunt u bij ‘gebruik’ het netwerk selecteren. Kies voor ‘Ons netwerk’ en klik vervolgens op de groene button ‘verzenden.’

U kunt zelf controleren of uw factuur door ons is ontvangen. Ga terug naar de Homepage van eConnect. Ga vervolgens naar ‘Postvak uit’: uw verzonden e-facturen worden hier zichtbaar.

Softwarekoppeling ook mogelijk

Kunt u e-factureren via Peppol? Pas onze ontvangstvoorkeuren voor nieuwe facturen aan in uw software. Wij zijn bereikbaar op het volgende e-facturatieadres (OIN): 00000001001900328000.

Heeft u uw software nog niet gekoppeld aan eConnect maar wilt u dit wel? Lees er meer over softwarekoppelingen voor eenvoudige e-facturatie | eConnectVerwijst naar een andere website. Voor hulp kunt u terecht bij de supportafdeling van eConnect.